北京王府公益基金会档案管理办法
北京王府公益基金会档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范北京王府公益基金会档案管理工作,提升工作效率,保障基金会各项工作的顺利开展,依据 《中华人民共和国档案法》、国务院 《基金会管理条例》,特制订本管理办法。
第二条 档案工作是基金会管理工作的重要组成部分,是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会员工应当掌握基础的档案知识,具备一定的档案意识,严格遵守档案管理办法。
第二章 档案管理体制
第三条 综合办负责本基金会的档案管理工作 (人事、财务档案按规定由人力、财务部独立归档保管),配备相对固定的档案管理人员,档案管理的主要职责如下:
(一) 结合实际工作,积极向基金会工作人员宣传档案工作的意义和作用,并认真贯彻落实各项档案工作规章制度;
(二) 加强档案业务知识的学习,主动接受上级单位的业务指导和检查,及时反映有关人员对档案工作的建议和要求;
(三) 负责基金会各类档案、文件资料的收集、保管、初步整理、立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统、及时;
(四) 坚持平时预立卷制度,即根据基金会不同种类文件材料形成的特征,制订案卷类目,合理分类存放;
(五) 参加基金会超期档案的鉴定、销毁工作;
(六) 如调动工作时,应办理文件材料的交接手续。
第四条 档案管理工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,建立健全档案工作各项规章制度,及时收集、整理基金会档案材料,监督指导各部门员工按时提交档案材料。
第三章 档案存档办法
第五条 档案归档范围包括基金会原始档案和在各项业务活动中形成的,所涉及内容已处理完毕或暂告一段落,并具有查考、保存价值,需集中保管的各种载体的信息与资料。关于归档文件的具体内容与要求请见:《北京王府公益基金会文件存档要求》。
第六条 档案存档办法
(一) 非项目类文件,自文件生成后由各部门负责人参照文件存档要求即刻存档。
(二) 项目类文件,各项目负责人根据项目执行时间长短以及项目活动开展情况,分时段按文件存档要求将档案收集完整后进行存档。如因特殊情况,项目在立项审批流程完成前已经开始实施,项目负责人须在项目实施 10 个工作日内补齐项目立项相关档案资料。
(三) 各部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。
(四) 基金会所有电子版档案存于 263 网盘,纸质版档案移交综合办存档管理,每次存档后应立即更新 《北京王府公益基金会档案文件归档表》 并交综合办核实。
(五) 归档的文件材料必须完整、系统、准确。
第七条 档案存档流程
(一) 档案资料按文件存档要求收集完整并存档,电子版存于 263 网盘,纸质版交于综合办;
(二) 填写 《北京王府公益基金会档案文件归档表》 交综合办;
(三) 综合办检查文件数量以及文件完整性;
(四) 综合办将纸质版档案整理、归档,并对存档的电子版与纸质版文件进行管理。
第四章 档案借阅办法
第八条 档案借阅办法
(一) 基金会员工因工作需要,可查阅基金会形成的档案资料。凡借阅基金会档案资料,须在 OA 系统或者综合办档案管理人员处办理借阅手续。
(二) 借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。
(三) 查阅档案时应严格遵守保密纪律;不得擅自向他人传播档案内容;不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料;不准在材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠;不得随意折卷或撕去其中文件。
(四) 员工负有对项目资料和设计中项目方案的保密义务。
(五) 档案管理人员须保证基金会法人登记证书使用的规范性与安全性。任何个人不得伪造、涂改、出租、出借、冒用、转让基金会法人登记证书。如用证不当及造成不良后果,将视情节追究当事人责任。
第九条 档案借阅流程
(一) 基金会重要资质类文件利用,包括基金会法人登记证书原件借阅、复印、转出、电子件利用等,须在 OA 系统上填写 《基金会档案利用申请单》,经秘书长/副秘书长、理事长批准后方可借阅,并在规定时间内及时归还。
(二) 指定文件利用,包括基金会所有协议类、财务相关文件、登记与备案相关文件利用,须填写 《北京王府公益基金会档案利用审批单》,经秘书长/副秘书长批准后,在综合办进行登记与借阅。
(三) 除基金会重要资质类文件、指定文件之外的一般性文件借阅,须在综合办填写 《北京王府公益基金会档案资料借阅登记表》,经档案管理人员同意后方能使用档案,并在利用完后及时归还,由档案管理人员检查与验收。规定日期内未归还的,档案管理人员进行追要。
第五章 档案保管期限
第十条 档案的保管期限划分为永久、定期两种,定期一般分为 30 年、10 年。确定保管期限的基本原则是:
(一) 有长远利用价值的档案应永久保存;
(二) 在一定时期内有利用价值的档案应定期保存;
(三) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
第十一条 保管期限的日常鉴定工作由综合办负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。
第六章 附则
第十二条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。
第十三条 本管理办法自 2020 年 7 月 1 日起施行。