第一章  总则

第一条  为加强北京王府公益基金会档案建设工作,使档案管理工作规范化、制度化,提升工作效率,及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料,保障基金会各项工作的顺利开展,依据《中华人民共和国档案法》、国务院《基金会管理条例》,特制订本管理办法。

第二条  档案工作是基金会管理工作的重要组成部分,是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策,以确保和维护基金会档案的完整和安全。

 

第二章  档案管理体制

第三条  基金会综合办为档案收集管理部门,配备相对固定的档案管理人员,其职责如下:

(一)结合本部门的工作实际,积极向有关人员宣传档案工作的意义和作用,并认真贯彻执行基金会的档案工作规章制度;

(二)加强档案业务知识的学习,主动接受上级单位的业务指导和检查,及时反映有关人员对档案工作的建议和要求;

(三)负责上级及基金会的文件材料的收集、保管、初步整理、立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统、及时;

(四)坚持平时预立卷制度,即根据基金会不同种类文件材料形成的特征,制订案卷类目,合理分类存放;

(五)参加基金会超期档案的鉴定、销毁工作;

(六)如调动工作时,应办理文件材料的交接手续。

第四条   档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,建立健全档案工作各项规章制度,及时收集、整理基金会档案材料,监督指导各部门、员工按时归集提交档案材料。

第五条   各部门负责人应当做好本部门档案借阅、归档等相关档案工作的检查、监督、审核。全体员工应当掌握基础的档案知识,具备一定的档案意识,严格遵守各项档案管理办法。

 

第三章  档案归档范围

第六条 本管理办法档案范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的,所涉及内容已处理完毕或暂告一段落,并具有查考、保存价值的,需集中保管的各种载体的信息。详细内容请见附件一:《北京王府公益基金会文件存档要求》。

 

第四章  归档要求和时间

第七条  归档要求为:

(一)坚持部门收集、归档、管理档案制度。各部门均应指定专(兼)职人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合办,归档时间要求参照《北京王府公益基金会文件存档要求》执行;

(二)由各部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档;

(三)归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备,文件材料应为原件;

(四)各部门具体承办人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

 

第五章  档案的查阅和借用

第八条 建立和完善档案借阅手续。基金会工作人员因工作需要,可查阅基金会形成的档案资料。未经档案管理员同意,不能复印、复制、公布档案材料。

第九条 一般不能将档案带出综合办,特殊情况需要借出者需要填写《北京王府公益基金会档案借出审批单》,办理借阅手续,并及时归还。

第十条 查阅档案时应严格遵守保密纪律;不得擅自向他人传播档案内容;不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料;不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠;不得随意折卷或撕去其中文件。

第十一条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管,杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六章 保管期限

第十二条 档案的保管期限划分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。确定保管期限的基本原则是:

(一)有长远利用价值的档案应永久保存;

(二)在一定时期内有利用价值的档案应定期保存;

(三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

第十三条  保管期限的日常鉴定工作由综合办负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。

 

第七章 附则

第十四条 本管理办法自理事长签批之日起施行。

第十五条  本管理办法由基金会综合办负责解释。

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