第一章 总则

第一条  为规范北京王府公益基金会(以下简称基金会)项目的管理,确保项目运行的合法、规范、高效,实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据国务院《中华人民共和国慈善法》,《基金会管理条例》、《北京王府公益基金会章程》、《北京王府公益基金会工作管理办法(试行)》的规定,特制订本办法。

第二条  本办法适用于基金会的项目全面管理工作:

1、符合基金会章程的有关规定;

2、符合基金会的战略规划;

3、综合考虑项目的公益性、可行性和时效性。

 

第二章 项目组织管理

第三条  所有项目计划由申请单位根据《北京王府公益基金会项目申请流程指引》所示来提交相关文件,交基金会审核后,提交理事会/理事长审核决定。

 

第三章 基金会项目立项申请

第四条  基金会项目由项目部发起立项申请。项目部进行前期调研,方案设计、进行可行性评估,并经基金会财务部进行财务合规审核后,由项目部提交项目立项申请书、项目实施方案、项目执行预算,报送秘书长/副秘书长。如项目是资助类项目,还需提交项目合作协议。

第五条  项目立项申请书、项目实施方案、项目执行预算及其他辅助材料,经秘书长/副秘书长审批后,重大项目报送理事长审批。项目资金量超过50万的项目报理事会审议通过后方可立项。

第六条  紧急、小额(低于2万元)的救助项目,经秘书长/副秘书长审批后,视为立项。

第七条  项目立项材料,由综合办统一存档,因紧急情况未能提前完成手续的,应在事后及时补齐。

第八条  获批正式立项的各类项目,须在基金会的官方网站予以公布,并定期(季度)进行项目进展公示。

 

第四章  项目实施管理

第九条  项目由项目部负责组织实施,按项目计划推进,落实项目的日常管理,并组织项目验收,报告项目执行结果。

第十条  基金会项目部指定专人作为项目的负责人,并定期向秘书长/副秘书长汇报提交《项目进展报告》(包括中期报告、资金使用明细等规定的文件)。

第十一条  项目实施进程须及时更新和汇总。

第十二条  项目结项后须由项目部、财务部共同进行验收,并提交《项目结项报告》、《财务决算报告》和要求的相关文件,由秘书长/副秘书长审核。

第十三条  项目的终止或重大变更,需经过理事会按照法定程序批准,并形成书面文件后方可进行终止或变更。

第十四条  所有项目过程中产生的正式文件(包括项目文件、财务文件、法律文本及其他相关文件),以及有必要保存的非正式文件,都应当妥善保存和归档。项目部归档同时建立《项目文件归档表》,移交综合办。

第十五条  月报制度。各项目需按照自然月度提供项目月报,呈现本月工作总结、成果展示及下月工作规划。

 

第五章 项目资金管理

第十六条  严格按照基金会章程、项目管理办法、财务管理办法以及国家有关法律法规对项目资金进行规范化管理。

第十七条  基金会财务部是财务统一管理部门,负责项目资金的收支往来结算,检查、监督、管理项目资金的安全、有效使用,积极配合组织项目验收和审计工作。

第十八条  基金会对项目资金实行预决算制管理。项目立项时即由项目部提交《项目执行预算》,经财务部审核通过并签署意见后,报经秘书长/副秘书长审核后,提交理事长批准后执行,项目资金量超过50万的项目需报理事会审议通过后方可立项。项目执行完毕后提交的《财务决算报告》,由财务部进行审核。

第十九条  资金收支由基金会基本账户统一管理,不得另设其他账户,确保项目资金的合法、合理、合规、高效使用。

 

第六章 专项基金管理

第二十条  根据出资方的公益需求,可在基金会设立专项基金,运营公益项目。具体要求可参加北京王府公益基金会工作管理办法(试行)的相关细则。

 

第七章 项目评估管理

第二十一条  基金会项目评估,包括项目成效验收和财务评估。

第二十二条  项目负责人应定期提交项目报告和资金使用明细,上报基金会项目部,由项目组组织与会同财务部,开展项目验收。

第二十三条  基金会项目部、财务部分别在收到项目报告、资金使用明细当日起10个工作日内,给出审查意见,提请秘书长/副秘书长组织进行项目验收。

第二十四条  对验收不合格项目,并造成严重损失或有其他违法违规行为的,应根据具体情况(是基金会项目负责人或项目实施单位和相关负责人的责任)依法追究相关人士的责任。

第二十五条  项目金额超过50万元的,项目部、财务部应当对项目进行结项评估。必要时,可引入第三方专业机构评估和审计。形成的项目评估意见,指导后续项目的开展。

 

第八章 项目信息管理

第二十六条  基金会对项目实施的各种数据与信息,实行制度化、常态化管理。

第二十七条  项目实施单位应确保项目数据的及时准确提供,并适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报基金会。

第二十八条  项目实施单位要负责及时、完整为基金会收集、整理、提供项目实施过程中的相关图片、视频及文字材料,以自然月为单位提供项目月报。

第二十九条  基金会项目负责人根据项目进展情况,利用基金会官方网站或其他媒体大力宣传基金会与执行单位实施项目合作的进展及其成效;大力宣传并树立捐赠方积极承担企业社会责任的良好形象。

 

第九章 附则

第三十条  本管理办法经基金会理事会审议通过后,公布执行。

第三十一条  本管理办法由北京王府公益基金会项目部负责解释。

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