北京王府公益基金会档案管理办法

第一章总则

第一条 为规范北京王府公益基金会档案管理工作，提升工作效率，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、国务院《基金会管理条例》，特制订本管理办法。

第二条 档案工作是基金会管理工作的重要组成部分，是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会员工应当掌握基础的档案知识，具备一定的档案意识，严格遵守档案管理办法。

第二章档案管理体制

第三条 综合办负责本基金会的档案管理工作（人事、财务档案按规定由人力、财务部独立归档保管），配备相对固定的档案管理人员，档案管理的主要职责如下：

（一）结合实际工作，积极向基金会工作人员宣传档案工作的意义和作用，并认真贯彻落实各项档案工作规章制度；

（二）加强档案业务知识的学习，主动接受上级单位的业务指导和检查，及时反映有关人员对档案工作的建议和要求；

（三）负责基金会各类档案、文件资料的收集、保管、初步整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统、及时；

（四）坚持平时预立卷制度，即根据基金会不同种类文件材料形成的特征，制订案卷类目，合理分类存放；

（五）参加基金会超期档案的鉴定、销毁工作；

（六）如调动工作时，应办理文件材料的交接手续。

第四条 档案管理工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，建立健全档案工作各项规章制度，及时收集、整理基金会档案材料，监督指导各部门员工按时提交档案材料。

第三章 档案存档办法

第五条档案归档范围包括基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值，需集中保管的各种载体的信息与资料。关于归档文件的具体内容与要求请见：《北京王府公益基金会文件存档要求》。

第六条 档案存档办法

（一）非项目类文件，自文件生成后由各部门负责人参照文件存档要求即刻存档。

（二）项目类文件，各项目负责人根据项目执行时间长短以及项目活动开展情况，分时段按文件存档要求将档案收集完整后进行存档。如因特殊情况，项目在立项审批流程完成前已经开始实施，项目负责人须在项目实施10个工作日内补齐项目立项相关档案资料。

（三）各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。

（四）基金会所有电子版档案存于263网盘，纸质版档案移交综合办存档管理，每次存档后应立即更新《北京王府公益基金会档案文件归档表》并交综合办核实。

（五）归档的文件材料必须完整、系统、准确。

第七条 档案存档流程

（一）档案资料按文件存档要求收集完整并存档，电子版存于263网盘，纸质版交于综合办；

（二）填写《北京王府公益基金会档案文件归档表》交综合办；

（三）综合办检查文件数量以及文件完整性；

（四）综合办将纸质版档案整理、归档，并对存档的电子版与纸质版文件进行管理。

第四章 档案借阅办法

第八条档案借阅办法

（一）基金会员工因工作需要，可查阅基金会形成的档案资料。凡借阅基金会档案资料，须在OA系统或者综合办档案管理人员处办理借阅手续。

（二）借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

（三）查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。

（四）员工负有对项目资料和设计中项目方案的保密义务。

（五）档案管理人员须保证基金会法人登记证书使用的规范性与安全性。任何个人不得伪造、涂改、出租、出借、冒用、转让基金会法人登记证书。如用证不当及造成不良后果，将视情节追究当事人责任。

第九条 档案借阅流程

（一）基金会重要资质类文件利用，包括基金会法人登记证书原件借阅、复印、转出、电子件利用等，须在OA系统上填写《基金会档案利用申请单》，经秘书长/副秘书长、理事长批准后方可借阅，并在规定时间内及时归还。

（二）指定文件利用，包括基金会所有协议类、财务相关文件、登记与备案相关文件利用，须填写《北京王府公益基金会档案利用审批单》，经秘书长/副秘书长批准后，在综合办进行登记与借阅。

（三）除基金会重要资质类文件、指定文件之外的一般性文件借阅，须在综合办填写《北京王府公益基金会档案资料借阅登记表》，经档案管理人员同意后方能使用档案，并在利用完后及时归还，由档案管理人员检查与验收。规定日期内未归还的，档案管理人员进行追要。

第五章档案保管期限

第十条档案的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。确定保管期限的基本原则是：

（一）有长远利用价值的档案应永久保存；

（二）在一定时期内有利用价值的档案应定期保存；

（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第十一条保管期限的日常鉴定工作由综合办负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。

第六章附则

第十二条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

第十三条本管理办法自2020年7月1日起施行。