北京王府公益基金会档案管理办法

北京王府公益基金会档案管理办法

 

第一章  总则

 

第一条  为规范北京王府公益基金会档案管理工作,提升工作效率,保障基金会各项工作的顺利开展,依据《中华人民共和国档案法》、国务院《基金会管理条例》,特制订本管理办法。

第二条  档案工作是基金会管理工作的重要组成部分,是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会员工应当掌握基础的档案知识,具备一定的档案意识,严格遵守档案管理办法。

 

第二章  档案管理体制

 

第三条  综合办负责本基金会的档案管理工作(人事、财务档案按规定由人力、财务部独立归档保管),配备相对固定的档案管理人员,档案管理的主要职责如下:

(一)结合实际工作,积极向基金会工作人员宣传档案工作的意义和作用,并认真贯彻落实各项档案工作规章制度;

(二)加强档案业务知识的学习,主动接受上级单位的业务指导和检查,及时反映有关人员对档案工作的建议和要求;

(三)负责基金会各类档案、文件资料的收集、保管、初步整理、立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统、及时;

(四)坚持平时预立卷制度,即根据基金会不同种类文件材料形成的特征,制订案卷类目,合理分类存放;

(五)参加基金会超期档案的鉴定、销毁工作;

(六)如调动工作时,应办理文件材料的交接手续。

第四条   档案管理工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规,建立健全档案工作各项规章制度,及时收集、整理基金会档案材料,监督指导各部门员工按时提交档案材料。

 

章  档案存档办法

 

档案归档范围包括基金会原始档案和在各项业务活动中形成的,所涉及内容已处理完毕或暂告一段落,并具有查考、保存价值,需集中保管的各种载体的信息与资料。关于归档文件的具体内容与要求请见:《北京王府公益基金会文件存档要求》。

第六条  档案存档办法

(一)非项目类文件,自文件生成后由各部门负责人参照文件存档要求即刻存档。

(二)项目类文件,各项目负责人根据项目执行时间长短以及项目活动开展情况,分时段按文件存档要求将档案收集完整后进行存档。如因特殊情况,项目在立项审批流程完成前已经开始实施,项目负责人须在项目实施10个工作日内补齐项目立项相关档案资料。

(三)各部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。

(四)基金会所有电子版档案存于263网盘,纸质版档案移交综合办存档管理,每次存档后应立即更新《北京王府公益基金会档案文件归档表》并交综合办核实。

(五)归档的文件材料必须完整、系统、准确。

第七条  档案存档流程

(一)档案资料按文件存档要求收集完整并存档,电子版存于263网盘,纸质版交于综合办;

(二)填写《北京王府公益基金会档案文件归档表》交综合办;

(三)综合办检查文件数量以及文件完整性;

(四)综合办将纸质版档案整理、归档,并对存档的电子版与纸质版文件进行管理。

 

章  档案借阅办法

 

 档案借阅办法

(一)基金会员工因工作需要,可查阅基金会形成的档案资料。凡借阅基金会档案资料,须在OA系统或者综合办档案管理人员处办理借阅手续。

(二)借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

(三)查阅档案时应严格遵守保密纪律;不得擅自向他人传播档案内容;不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料;不准在材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠;不得随意折卷或撕去其中文件。

(四)员工负有对项目资料和设计中项目方案的保密义务。

(五)档案管理人员须保证基金会法人登记证书使用的规范性与安全性。任何个人不得伪造、涂改、出租、出借、冒用、转让基金会法人登记证书。如用证不当及造成不良后果,将视情节追究当事人责任。

第九条 档案借阅流程

(一)基金会重要资质类文件利用,包括基金会法人登记证书原件借阅、复印、转出、电子件利用等,须在OA系统上填写《基金会档案利用申请单》,经秘书长/副秘书长、理事长批准后方可借阅,并在规定时间内及时归还。

(二)指定文件利用,包括基金会所有协议类、财务相关文件、登记与备案相关文件利用,须填写《北京王府公益基金会档案利用审批单》,经秘书长/副秘书长批准后,在综合办进行登记与借阅。

(三)除基金会重要资质类文件、指定文件之外的一般性文件借阅,须在综合办填写《北京王府公益基金会档案资料借阅登记表》,经档案管理人员同意后方能使用档案,并在利用完后及时归还,由档案管理人员检查与验收。规定日期内未归还的,档案管理人员进行追要。

 

章 档案保管期限

 

 档案的保管期限划分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。确定保管期限的基本原则是:

(一)有长远利用价值的档案应永久保存;

(二)在一定时期内有利用价值的档案应定期保存;

(三)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。

第十  保管期限的日常鉴定工作由综合办负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。

 

章 附则

 

第十二条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

第十条  本管理办法自2020年7月1日起施行。

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