北京王府公益基金会会议管理办法

北京王府公益基金会会议管理办法

 

第一章 总则

 

第一条  为规范会议程序,提高北京王府公益基金会决策管理能力和办事效率,保证管理工作规范、有序开展,特制订本管理办法。

第二条  本办法适用于基金会各类会议组织、安排与管理工作,包括但不限于:

1、理事会会议;

2、年度、半年度工作会议;

3、月度、周工作例会;

4、项目工作会议;

5、对外会议等其他特定会议。

 

会议组织管理与程序

 

 对内会议 

一、理事会会议

1、每年召开两次,原则上每半年一次。

2、理事会会议召集和主持:原则上由理事长召集和主持,如理事长不能召集,有1/3理事提议,必须召开理事会会议,提议理事可推选召集人。

3、理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开。

4、理事出席会议,监事及其他指定人员列席。

5、召开理事会,需提前10个工作日通知全体理事、监事、列席人员。

6、理事会由综合办负责准备、服务与记录,当场形成会议决议并制作《理事会会议纪要》,由出席理事、监事审阅与签名。会后形成《理事会会议记录》,经理事长审核,分发理事、监事参阅。

二、年度、半年度工作会议

1、原则上在每年7月、12月举行,由秘书长/ 副秘书长召集和主持,基金会全体员工参加。

2、综合办提前1周发出会议通知,并负责会务工作与会议记录,会议记录经秘书长/ 副秘书长审核,分发给全体员工。

三、月度、周工作例会:

1、月度工作例会于每月第1周周一举行,周工作例会于每周周一举行,主要对基金会上一周期的工作进行总结、讨论与沟通。月度、周工作例会由秘书长/ 副秘书长召集和主持,基金会全体员工出席。

2、综合办提前3个工作日发出会议通知,并负责会务准备与会议记录,会议记录经秘书长/ 副秘书长审核,分发给全体员工。

四、项目工作会议

(一)基金会内部项目工作会议

1、因项目相关问题研讨需要在基金会内部召开的项目工作会议,由项目负责人召集和主持,项目相关人员参会。

2、项目负责人或指定人员负责会务准备与记录,提前1个工作日发出会议通知,会后以邮件方式将会议记录发送给相关人员。

(二)与项目合作方的工作会议

1、根据各项目推进情况,需邀请项目合作方参与的项目工作会议,由各项目负责人自行组织并报秘书长/副秘书长备案。需重要领导或合作方参与的会议,由各项目负责人报秘书长/副秘书长批准后召集会议。

2、项目负责人提前3个工作日向参会的项目合作方发出会议邀请。

3、如需预约会议室,应提前3个工作日在OA上进行预约登记。

4、项目负责人或指定人员负责会务工作,包括会前的会场布置、设备调试、会议物料准备、会议接待;会中的会议记录、会议服务;会后的会场清理、会议物料回收、会议总结与会议资料存档等工作。

 对外会议 

一、基金会邀请其他组织、单位或机构参加的会议

基金会因整体业务发展需要,邀请其他组织、单位或者机构参加的会议,由综合办组建会务小组,负责会议接待与会务工作。中大型会议程序可参照《北京王府公益基金会会议SOP》执行。

(一)会议接待工作

1、会议接待对象按级别不同和对基金会业务的影响不同,分为重要参会人员和一般参会人员。

(1)重要参会人员包括:政府职能部门、主管部门领导;基金会项目捐赠方;潜在捐赠方;行业专家等。

(2)一般参会人员包括有合作意向的行业组织或机构工作人员、媒体记者等。

2、接待工作原则:热情周到、礼仪规范、勤俭节约、统一协调。

3、接待规格:重要参会人员由理事长、秘书长/副秘书长接待;其他参会人员根据情况由相关人员接待。

4、如有茶歇安排需要,茶歇标准依具体会议级别而定。

(二)会务工作

1、会议前期

(1)提前做好会务工作分工,明确职责。

(2)提前5个工作日向拟参会人员发出会议邀请,包括会议名称、内容、会期、时间、地点等。其中,重要参会人员由理事长、秘书长/副秘书长邀请,一般参会人员由会务人员对接与邀请。

(3)提前3个工作日完成会场预定或预约,预定时要考虑会场制冷、取暖、通风等事项。

(4)基金会宣传资料、会议相关资料制作与准备。

2、会议中期

(1)提前2个小时完成会场布置,摆放好会议资料。

(2)会场内音响、话筒、灯光、多媒体等设备提前2小时调试。

(3)按预定方案组织与会人员就座。

(4)维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场。

(5)根据天气等具体情况,每半小时左右为参会嘉宾添水1次。

(6)做好会议记录。

3、会议后期

(1)会议结束后,检查会场,清退会议室。

(2)会议回顾与总结。

(3)做好会议文件的清退、收集、归档工作。

二、基金会员工外出参加会议

基金会员工根据工作需要,本着利于本职工作开展的原则,参与其他组织、单位或机构召开的会议,需提前3个工作日向秘书长/副秘书长报备,经同意后方可参会,会议中做好会议记录,会后根据实际情况在基金会内部进行分享,并及时对会议资料进行存档。

 

第三章 会议要求

 

 参会人员应按时参会,因故不能参会者,应向上一级领导请假,得到允许,方可缺席。

 会议期间避免随意走动,保持安静,在他人发言时认真倾听。会议主持人应对违反会议纪律的情况提出纠正。

第七条  所有参加会议的人员,应遵守保密原则,不得向与会议无关的人员传递会议信息或会议纪要。

第八条  会议室使用环境卫生要求:

一、注意保持会议室的环境卫生;

二、严禁在会议室吃东西;

三、严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设备。

 

第四章 会议记录与资料留存

 

 会议记录。每次会议都应有专人负责记录及录音,在会议结束后的3个工作日内,撰写出会议纪要并通过邮件发送给相关人员。

 会议资料留存。每次会议所有记录与资料,在会议结束后的3个工作日内,按照基金会档案管理办法相关要求进行存档。

 

第五章 附则

 

十一 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

十二 本管理办法自2020年7月1日起施行。

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