北京王府公益基金会会议管理办法
北京王府公益基金会会议管理办法
第一章 总则
第一条 为规范会议程序,提高北京王府公益基金会决策管理能力和办事效率,保证管理工作规范、有序开展,特制订本管理办法。
第二条 本办法适用于基金会各类会议组织、安排与管理工作,包括但不限于:
1、理事会会议;
2、年度、半年度工作会议;
3、月度、周工作例会;
4、项目工作会议;
5、对外会议等其他特定会议。
第二章 会议组织管理与程序
第三条 对内会议
一、理事会会议
1、每年召开两次,原则上每半年一次。
2、理事会会议召集和主持:原则上由理事长召集和主持,如理事长不能召集,有 1/3 理事提议,必须召开理事会会议,提议理事可推选召集人。
3、理事会会议须有 2/3 以上理事出席方能召开。
4、理事出席会议,监事及其他指定人员列席。
5、召开理事会,需提前 10 个工作日通知全体理事、监事、列席人员。
6、理事会由综合办负责准备、服务与记录,当场形成会议决议并制作 《理事会会议纪要》,由出席理事、监事审阅与签名。会后形成 《理事会会议记录》,经理事长审核,分发理事、监事参阅。
二、年度、半年度工作会议
1、原则上在每年 7 月、12 月举行,由秘书长/ 副秘书长召集和主持,基金会全体员工参加。
2、综合办提前 1 周发出会议通知,并负责会务工作与会议记录,会议记录经秘书长/ 副秘书长审核,分发给全体员工。
三、月度、周工作例会:
1、月度工作例会于每月第 1 周周一举行,周工作例会于每周周一举行,主要对基金会上一周期的工作进行总结、讨论与沟通。月度、周工作例会由秘书长/ 副秘书长召集和主持,基金会全体员工出席。
2、综合办提前 3 个工作日发出会议通知,并负责会务准备与会议记录,会议记录经秘书长/ 副秘书长审核,分发给全体员工。
四、项目工作会议
(一) 基金会内部项目工作会议
1、因项目相关问题研讨需要在基金会内部召开的项目工作会议,由项目负责人召集和主持,项目相关人员参会。
2、项目负责人或指定人员负责会务准备与记录,提前 1 个工作日发出会议通知,会后以邮件方式将会议记录发送给相关人员。
(二) 与项目合作方的工作会议
1、根据各项目推进情况,需邀请项目合作方参与的项目工作会议,由各项目负责人自行组织并报秘书长/副秘书长备案。需重要领导或合作方参与的会议,由各项目负责人报秘书长/副秘书长批准后召集会议。
2、项目负责人提前 3 个工作日向参会的项目合作方发出会议邀请。
3、如需预约会议室,应提前 3 个工作日在 OA 上进行预约登记。
4、项目负责人或指定人员负责会务工作,包括会前的会场布置、设备调试、会议物料准备、会议接待;会中的会议记录、会议服务;会后的会场清理、会议物料回收、会议总结与会议资料存档等工作。
第四条 对外会议
一、基金会邀请其他组织、单位或机构参加的会议
基金会因整体业务发展需要,邀请其他组织、单位或者机构参加的会议,由综合办组建会务小组,负责会议接待与会务工作。中大型会议程序可参照 《北京王府公益基金会会议 SOP》 执行。
(一) 会议接待工作
1、会议接待对象按级别不同和对基金会业务的影响不同,分为重要参会人员和一般参会人员。
(1) 重要参会人员包括:政府职能部门、主管部门领导;基金会项目捐赠方;潜在捐赠方;行业专家等。
(2) 一般参会人员包括有合作意向的行业组织或机构工作人员、媒体记者等。
2、接待工作原则:热情周到、礼仪规范、勤俭节约、统一协调。
3、接待规格:重要参会人员由理事长、秘书长/副秘书长接待;其他参会人员根据情况由相关人员接待。
4、如有茶歇安排需要,茶歇标准依具体会议级别而定。
(二) 会务工作
1、会议前期
(1) 提前做好会务工作分工,明确职责。
(2) 提前 5 个工作日向拟参会人员发出会议邀请,包括会议名称、内容、会期、时间、地点等。其中,重要参会人员由理事长、秘书长/副秘书长邀请,一般参会人员由会务人员对接与邀请。
(3) 提前 3 个工作日完成会场预定或预约,预定时要考虑会场制冷、取暖、通风等事项。
(4) 基金会宣传资料、会议相关资料制作与准备。
2、会议中期
(1) 提前 2 个小时完成会场布置,摆放好会议资料。
(2) 会场内音响、话筒、灯光、多媒体等设备提前 2 小时调试。
(3) 按预定方案组织与会人员就座。
(4) 维持好会场秩序。会议开始前 5 分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场。
(5) 根据天气等具体情况,每半小时左右为参会嘉宾添水 1 次。
(6) 做好会议记录。
3、会议后期
(1) 会议结束后,检查会场,清退会议室。
(2) 会议回顾与总结。
(3) 做好会议文件的清退、收集、归档工作。
二、基金会员工外出参加会议
基金会员工根据工作需要,本着利于本职工作开展的原则,参与其他组织、单位或机构召开的会议,需提前 3 个工作日向秘书长/副秘书长报备,经同意后方可参会,会议中做好会议记录,会后根据实际情况在基金会内部进行分享,并及时对会议资料进行存档。
第三章 会议要求
第五条 参会人员应按时参会,因故不能参会者,应向上一级领导请假,得到允许,方可缺席。
第六条 会议期间避免随意走动,保持安静,在他人发言时认真倾听。会议主持人应对违反会议纪律的情况提出纠正。
第七条 所有参加会议的人员,应遵守保密原则,不得向与会议无关的人员传递会议信息或会议纪要。
第八条 会议室使用环境卫生要求:
一、注意保持会议室的环境卫生;
二、严禁在会议室吃东西;
三、严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设备。
第四章 会议记录与资料留存
第九条 会议记录。每次会议都应有专人负责记录及录音,在会议结束后的 3 个工作日内,撰写出会议纪要并通过邮件发送给相关人员。
第十条 会议资料留存。每次会议所有记录与资料,在会议结束后的 3 个工作日内,按照基金会档案管理办法相关要求进行存档。
第五章 附则
第十一条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。
第十二条 本管理办法自 2020 年 7 月 1 日起施行。