北京王府公益基金会采购管理办法
北京王府公益基金会采购管理办法
第一章 总则
第一条 为规范北京王府公益基金会采购流程,控制采购风险,降低采购成本,加强预算管理,特制订本管理办法。
第二条 本办法适用于基金会固定资产、低值易耗、服务和福利类物资采购、验收和付款的全过程。
第二章 采购程序
第三条 基金会采购渠道主要分三大类:
(一) 网络:用于低值易耗和福利类物资采购;
(二) 供应商:用于基金会固定资产、办公用品类采购;
(三) 招标:如网络、供应商无法满足需求,可在基金会网站等媒体公开发布招标公告。
第四条 网络采购流程
(一) 大型购物网站 (淘宝、京东等) 采购,对比商品价格、质量、送达时间、有无发票、售后服务等,拟定采购物资来源、价格,并报至基金会综合办;
(二) 综合办在 OA 采购系统发起 「自行采购申请」,经审核通过后,下单采购;
(三) 验收物资无误后,综合办在 OA 采购系统填写 「物品验收单」,在网报系统发起财务付款、报销流程。
第五条 供应商采购流程
(一) 固定资产
1、依据 《品类标准化目录》,确定所需物资品牌、型号、数量、价格,并报至基金会综合办;
2、由综合办在 OA 采购系统发起 「集中采购申请」 流程,经副秘书长/秘书长审批同意后,对接供应商安排发货;
3、综合办验收物资无误后,在 OA 采购系统填写 「物品验收单」,在网报系统发起财务付款、报销流程。
(二) 办公用品
申请人在 OA 系统发起 「综合办公—办公用品管理—用品使用」 申请,经副秘书长/秘书长审批同意后领取。
第六条 招标
(一) 准备工作
1、招标情况说明:目的、主要内容;
2、招标金额:拦标价、不限标价;
3、招标范围:内部邀标、公开招标;
4、投标人资格要求:资质、发票、团队支持等;
5、确定基金会评标小组成员组成;
6、制作评标工作表。
(二) 招标公告
1、起草招标公告,需包含:项目概况与招标范围及内容、投标人资格要求、材料的递交、述标等信息;
2、经副秘书长/秘书长审批同意后发布;
3、投标截止日,参标公司不少于 3 家,若低于 3 家,延长投标时间或另行请示。
(三) 述标
1、准备:
(1) 需求部门筛选出至少 3 家公司述标;
(2) 确定述标时间、地点,确认评标小组、参标公司是否参加;
(3) 述标前一周向评标小组发放 《基金会评标工作表》;
(4) 确定述标公司顺序、时间限制。
2、现场述标:
(1) 会场准备,确认评委小组、参标公司人员到位;
(2) 发放 《基金会评标工作表》,会后收集、统计分值。
(四) 议标
1、填写 《参与述标机构评分汇总表》,报理事长审批,确定第一、第二候选企业,告知未入选企业;
2、若第一候选企业方案、报价等符合基金会预期,无需二次磋商,直接报理事长审批;
3、与第一、二候选企业二次磋商,方案、报价相应调整,5 个工作日内将修改文件发送至相应邮箱;
4、结合实际情况,采用邮件或二轮述标的形式,拟定中标企业;
5、招标文件汇总整理,报副秘书长/秘书长、理事长审批,确定最终中标企业。
(五) 公示
1、起草 《招标结果公告》,经秘书长/副秘书长审批后发布;
2、与中标企业进行下一步具体合作细节磋商;
3、招标结束 3 个工作日内,所有文件汇总整理交综合办存档。
第三章 采购纪律
第七条 采购应保留完整询价信息,查收物资或使用物资时综合办应及时办理入库或出库登记,所有清单由综合办签字确认,具体形式参考 《北京王府公益基金会采购及货物管理清单模板》。
第八条 采购的全过程应该坚持公开、公平、公正的原则。
第九条 采购经办人员必须遵循廉洁自律的原则,不得私下接受供应商的宴请、礼品、现金或其它好处。
第十条 供应商和价格属于基金会机密,任何人不得泄露,避免由此引发的不公平竞争和采购流程混乱。
第十一条 评标小组跨部门组成,须包含需求部门和财务部门人员。招标会开始前评标小组成员名单必须保密,评标成员应遵循公平、公正的原则,并遵守保密规定,严格执行任务分工和招标流程。
第十二条 严禁评标人与投标人串通,妨碍公平竞争,一经发现,取消其评标资格并依法依规处理。
第十三条 相关部门和个人在验收、付款过程中不得故意刁难供应商。无故延迟验收或付款给基金会造成违约或信誉损失的,将视情况追究当事人及其部分负责人的责任。
第十四条 凡违反本办法者,除对责任人及其部门负责人依规进行责任追究外,构成犯罪的,移交司法机关追究其法律责任。其他未尽事项严格按照国家及地方相关法律法规执行。
第四章 附则
第十五条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。
第十六条 本管理办法自 2020 年 7 月 1 日起施行。