北京王府公益基金会采购管理办法

北京王府公益基金会采购管理办法

 

第一章  总则

 

第一条  为规范北京王府公益基金会采购流程,控制采购风险,降低采购成本,加强预算管理,特制订本管理办法。

第二条  本办法适用于基金会固定资产、低值易耗、服务和福利类物资采购、验收和付款的全过程。

 

第二章  采购程序

 

第三条  基金会采购渠道主要分三大类:

(一)网络:用于低值易耗和福利类物资采购;

(二)供应商:用于基金会固定资产、办公用品类采购;

(三)招标:如网络、供应商无法满足需求,可在基金会网站等媒体公开发布招标公告。

第四条   网络采购流程

(一)大型购物网站(淘宝、京东等)采购,对比商品价格、质量、送达时间、有无发票、售后服务等,拟定采购物资来源、价格,并报至基金会综合办;

(二)综合办在OA采购系统发起“自行采购申请”,经审核通过后,下单采购;

(三)验收物资无误后,综合办在OA采购系统填写“物品验收单”,在网报系统发起财务付款、报销流程。

第五条   供应商采购流程

(一)固定资产

1、依据《品类标准化目录》,确定所需物资品牌、型号、数量、价格,并报至基金会综合办;

2、由综合办在OA采购系统发起“集中采购申请”流程,经副秘书长/秘书长审批同意后,对接供应商安排发货;

3、综合办验收物资无误后,在OA采购系统填写“物品验收单”,在网报系统发起财务付款、报销流程。

(二)办公用品

申请人在OA系统发起“综合办公—办公用品管理—用品使用”申请,经副秘书长/秘书长审批同意后领取。

   招标

(一)准备工作

1、招标情况说明:目的、主要内容;

2、招标金额:拦标价、不限标价;

3、招标范围:内部邀标、公开招标;

4、投标人资格要求:资质、发票、团队支持等;

5、确定基金会评标小组成员组成;

6、制作评标工作表。

(二)招标公告

1、起草招标公告,需包含:项目概况与招标范围及内容、投标人资格要求、材料的递交、述标等信息;

2、经副秘书长/秘书长审批同意后发布;

3、投标截止日,参标公司不少于3家,若低于3家,延长投标时间或另行请示。

(三)述标

1、准备:

(1)需求部门筛选出至少3家公司述标;

(2)确定述标时间、地点,确认评标小组、参标公司是否参加;

(3)述标前一周向评标小组发放《基金会评标工作表》;

(4)确定述标公司顺序、时间限制。

2、现场述标:

(1)会场准备,确认评委小组、参标公司人员到位;

(2)发放《基金会评标工作表》,会后收集、统计分值。

(四)议标

1、填写《参与述标机构评分汇总表》,报理事长审批,确定第一、第二候选企业,告知未入选企业;

2、若第一候选企业方案、报价等符合基金会预期,无需二次磋商,直接报理事长审批;

3、与第一、二候选企业二次磋商,方案、报价相应调整,5个工作日内将修改文件发送至相应邮箱;

4、结合实际情况,采用邮件或二轮述标的形式,拟定中标企业;

5、招标文件汇总整理,报副秘书长/秘书长、理事长审批,确定最终中标企业。

(五)公示

1、起草《招标结果公告》,经秘书长/副秘书长审批后发布;

2、与中标企业进行下一步具体合作细节磋商;

3、招标结束3个工作日内,所有文件汇总整理交综合办存档。

 

章 采购纪律

 

  采购应保留完整询价信息,查收物资或使用物资时综合办应及时办理入库或出库登记,所有清单由综合办签字确认,具体形式参考《北京王府公益基金会采购及货物管理清单模板》。

  采购的全过程应该坚持公开、公平、公正的原则。

第九条  采购经办人员必须遵循廉洁自律的原则,不得私下接受供应商的宴请、礼品、现金或其它好处。

 供应商和价格属于基金会机密,任何人不得泄露,避免由此引发的不公平竞争和采购流程混乱。

十一 评标小组跨部门组成,须包含需求部门和财务部门人员。招标会开始前评标小组成员名单必须保密,评标成员应遵循公平、公正的原则,并遵守保密规定,严格执行任务分工和招标流程。

十二 严禁评标人与投标人串通,妨碍公平竞争,一经发现,取消其评标资格并依法依规处理。

十三 相关部门和个人在验收、付款过程中不得故意刁难供应商。无故延迟验收或付款给基金会造成违约或信誉损失的,将视情况追究当事人及其部分负责人的责任。

 凡违反本办法者,除对责任人及其部门负责人依规进行责任追究外,构成犯罪的,移交司法机关追究其法律责任。其他未尽事项严格按照国家及地方相关法律法规执行。

 

章 附则

 

第十条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

第十条 本管理办法自2020年7月1日起施行。

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