北京王府公益基金会采购管理办法
北京王府公益基金会采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范北京王府公益基金会采购流程，控制采购风险，降低采购成本，提高资产使用效果，加强预算管理，特制订本管理办法。
第二条 本办法适用于基金会物资采购、服务采购、办公采购、验收和付款全过程。
第二章 采购业务分类
第三条 基金会的采购业务包括：
（一） 物资采购：指各种形态和种类的物品。包括物资、设备、产品、用品、图书和教材等：
（二） 服务采购：指除货物和工程以外的其它采购对象。包括并不限于会议承办、宣传视频制作、信息咨询、教育培训、与信息系统有关的硬件、软件购买、维护以及信息系统开发等：
（三） 供应商采购：用于基金会固定资产、办公用品和福利采购，如会务接待宾馆 （饭店）、印刷品制作公司、机票购买等。
（四） 办公采购：用于机构运营的固定资产，如办公设备、办公家具、电脑、网络通讯设备等办公类采购。
第四条 采购业务内容用于项目执行、部门职责内部管理需要，如物资采购、专项评估、印刷设计、审计、法务等服务类采购，由申请部门依据采购制度履行采购业务。
第三章 办公采购及其规定
第五条 基金会办公采购渠道分为：
（一） 网络采购：用于固定资产、低值易耗品和办公用品物资采购，单价在 1 万元以下。
（二） 供应商采购：供应商应选择信誉良好、业务范围符合采购所需，且成立三年以上无不良行为记录，并通过最近一次的工商年检、银行资信审验的法人企业或机构。
第六条 网络采购流程
（一） 询价：大型电商网站 （如淘宝、京东等） 采购，对比商品价格、质量、送达时间、有无发票、售后服务等，拟定采购物资来源、价格，并报至基金会综合办；
（二） 审批：综合办在经审核通过后下单采购；
（三） 付款：在网报系统发起财务付款、报销流程。
第七条 供应商采购流程
（一） 固定资产及办公用品采购
1. 选品：依据 《品类标准化目录》，确定所需物资品牌、型号、数量、价格，并报至基金会综合办；
2. 申请：由综合办在 OA 采购系统发起 「集中采购申请」 流程，经执行秘书长审批同意后，对接供应商安排发货；
3. 验收：综合办验收物资无误后，进行入库。
4. 付款：综合办在网报系统发起财务付款、报销流程。
（二） 供应商选择标准
供应商必须是依法登记注册的法人实体，应具备下列条件：
1. 具有独立承担民事责任的能力；
2. 具有良好的商业信誉或社会公信力：
3. 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
4. 有依法纳税的良好记录；
5. 服务商不得为列入企业异常名录的企业。
第四章 招标采购及其规定
第八条 基金会组织项目招标采购参照国家有关法律法规，实行公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，实际参与投标单位不应少于三家。
（一） 采购货物或服务的价格与采购形式：
1.10 万元以下：网络采购或供应商
2.10 万元~20 万元：询价比价
3.20 万元~30 万元：邀请招标或竞争性谈判
4.30 万元以上：公开招标
（二） 采购方式说明
1. 询价比价：在预算内的采购业务，至少提供 3 家服务商的价格进行比价，填写 《询价采购情况记录表》（附件 2），询价依据可以是网络平台的公示信息，通过截图作为附件说明，截图中包括服务商名称、货物规格、价格、付款方式和联系方式等基本信息；或向三家以上服务商发出询价单让其报价，服务商提供的报价单需加盖公章。采购部门应在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素进行综合评估，择优确定最终供应商。由项目部整理比价资料，报财务部审核、执行秘书长审批通过实施。
2. 公开招标 （简称招标）：在预算内的采购业务，通过在基金会官网、基金会微信公众号或公益行业网站发出招标公告，邀请服务商参加投标的采购行为。
3. 邀请招标 （简称邀标）：在预算内的采购业务，根据服务商的资信和业绩，至少选择 3 家企业向其发出招标邀请书，邀请参加投标竞争，从中选定中标服务商的采购方式。邀标与招标的需要提交的文件相同。
4. 竞争性谈判：在预算内的采购业务，通过与多家服务商 （不少 3 家） 进行谈判，最后从中确定中标服务商的一种采购方式。竞争性谈判适用以下情况：
（1） 公开招标后没有服务商或没有合格的服务商投标；
（2） 技术含量高，不能确定详细规格或具体要求的；
（3） 不能事先计算出价格总额的。
第九条 招标/邀标流程
（一） 准备工作
1. 由项目部提出项目招标书面申请报告。报告应附有招标项目名概述与招标内容、技术 （参数） 及商务要求、招标方式、预算经费来源及落实情况和项目完成时间要求等。经基金会领导审批后进入正式招标程序。
2. 组建基金会评标小组：由基金会秘书处与邀请相关行业的外部专家 （规避利益关联方的） 组成的评标小组共同决策，评标小组成员人数不少于 5 人。评标小组负责审核招标采购方案和 《招标文件》，重点审核招标项目内容 （含技术和商务标书）、招标方式、评标、定标程序等。根据招标情况对投标人的资质、业绩、质量、信誉等进行审查，报基金会领导审定。基金会招标工作小组在开展招标活动时，要形成会议记录，提交综合办备案。
3. 制作 《招标采购评标工作表》（附件 3）。
（二） 发布招标
1. 项目组起草招标公告，需包含基金会简介和项目概况、招标范围及内容和技术要求、投标人资格要求、材料的递交截止时间等信息；
2. 经执行秘书长审批同意后在基金会官网、基金会会微信公众号或公益行业网站发布；
3. 投标文件包括机构简介 （注册信息、业务范围，管理团队、业内成绩、主要合作伙伴）、行业资质、项目执行方案或工作周期、项目预算或报价等，投标文件需要加盖公司印章。
4. 招标文件在官方平台发布最少保留 5 日。
5. 若招标公告发出后投标申请人少于 3 个的，应当重新招标。
（三） 述标
1. 项目部初步筛选出符合项目要求的三家以上服务商进行述标，确定招标会时间、地点，通知投标公司按时参会。
2. 由项目部负责组织招标会议流程，安排现场投标公司的述标顺序，向评标小组发放 《基金会评标工作表》，财务部全程监督招标工作。
3. 项目部收集评分表，统计形成 《参与述标机构评分汇总表》。
（四） 议标
1. 基金会秘书处根据 《参与述标机构评分汇总表》，报理事长审批，确定第一、第二候选企业，告知未入选投标企业；
2. 若第一候选企业方案、报价等符合基金会预期，无需二次磋商，直接报理事长审批；
3. 与第一、二候选企业二次磋商，方案、报价相应调整，5 个工作日内将修改文件发送至相应邮箱；
4. 结合实际情况，采用邮件或二轮述标的形式，拟定中标企业；
5. 评标结束后汇总整理招标文件，基金会评标小组负责人向基金会领导汇报本次招标项目的招、投标和评标情况，确定最终中标企业。
（五） 公示
1. 基金会招标工作小组按规定程序进行公示。项目部起草 《招标结果公告》，经执行秘书长审批后发布，并在 3 个工作日内向中标人发出 《中标通知书》。
2. 项目部与中标企业沟通合作细节，形成合同草案，经基金会领导审核后签署合同。
3. 招标结束 3 个工作日内，所有文件汇总整理交综合办存档。
第十条 竞争性谈判流程
1. 采购预算与申请：项目部负责编制采购预算，填写选用竞争性谈判的理由，报送执行秘书长审批后执行。
2. 组建谈判小组：由基金会秘书处与邀请相关行业的外部专家 （规避利益关联方的） 组成的谈判小组共同决策，谈判小组成员人数不少于 5 人。
3. 编制谈判文件：谈判文件应明确谈判程序与内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。
4. 确定参与谈判的服务商名单：谈判小组根据采购需求，从符合相应资格条件的服务商名单中确定并邀请不少于三家的服务商进行谈判。
5. 谈判：谈判小组所有成员集中与每一个被邀请的服务商分别进行谈判。在谈判中任何一方不得透露与谈判有关的其他服务商的技术资料、价格和其他信息。
6. 确定成交供应商：谈判结束后，招标小组应要求所有参加谈判的服务商在规定时间内进行最后报价，从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。要求供应商尽早报价有助于防止串标。
7. 评审公示：公示内容包括成交服务商名单、谈判文件修正条款、各服务商报价、谈判专家名单。公示期满无异议，即可发出中标通知书。
8. 签订合同：与成交服务商沟通合作细节，形成合同草案，经基金会领导审核后签署合同。
第五章 采购纪律
第十一条 物资 （服务） 采购应保留完整询价信息，查收物资或使用物资时综合办应及时办理入库或出库登记，所有清单由综合办签字确认，具体形式参考 《北京王府公益基金会采购及货物管理清单模板》。
采用招标采购方式的，项目部在招标环节中应将 《招标方案》《招标公告》《评标小组会议纪要》《基金会评标工作表》《参与述标机构评分汇总表》《中标通知书》 和 《招标结果公告》 作为项目档案留存，财务部做好采购过程的监督检查工作。
第十二条 采购的全过程应该坚持公开、公平、公正的原则。
第十三条 采取公开招标、邀请招标或竞争性谈判形式采购的需集体商议，不得指定服务商。采购经办人员必须遵循廉洁自律的原则，不得私下接受服务商的宴请、礼品、现金或其它好处。
第十四条 服务商和价格属于基金会机密，任何人不得泄露，避免由此引发的不公平竞争和采购流程混乱。
第十五条 评标小组需跨部门组成，包括项目部、财务部和执行秘书长。招标会开始前评标小组成员名单必须保密，评标成员应遵循公平、公正的原则，并遵守保密规定，严格执行任务分工和招标流程。
第十六条 严禁评标人与投标人串通，妨碍公平竞争，一经发现，取消其评标资格并依法依规处理。
第十七条 相关部门和个人在验收、付款过程中不得故意刁难供应商。无故延迟验收或付款给基金会造成违约或信誉损失的，将视情况追究当事人及其部分负责人的责任。
第十八条 凡违反本办法者，除对责任人及其部门负责人依规进行责任追究，给与警告、扣减工资和绩效，相应赔偿损失，直至解除劳动合同等处罚。构成犯罪的，移交司法机关追究其法律责任。其他未尽事项严格按照国家及地方相关法律法规执行。
第六章 附 则
第十九条 本管理办法由北京王府公益基金会秘书处负责修订及解释。
第二十条 本管理办法经第二届第二次理事会会议通过。自通过之日起施行。
