北京王府公益基金会印章使用管理办法

北京王府公益基金会印章使用管理办法

 

第一章  总则

 

第一条  为规范北京王府公益基金会工作行为,提高工作效率,保证印章使用的规范性,维护基金会公益形象,依据《基金会管理条例》、《北京王府公益基金会章程》及其他相关规定,特制订本办法。

第二条  本办法适用于基金会公章、财务专用章、法人名章等具有法律效力的印章的使用与管理。

 

第二章   印章的刻制和启用

 

第三条  印章的刻制

(一)基金会印章刻制须依照相关法律法规,报理事长批准后,由综合办负责承办,报送登记管理机关备案并到指定部门刻制完成。

(二)严禁各部门、办事机构或相关工作人员私自刻章。

第四条  印章的启用:印章刻就后,由综合办发文启用。必要时,由综合办对外发布相关公告。

 

第三章   印章的保管

 

第五条  基金会印章必须由专人统一保管,使用印章须设置专册每印登记。

第六条  印章应随用随锁,封闭存放在保险柜。不能随意放置在办公桌上或敞开保险柜。

第七条  印章保管人员应明确责任,保证印章的正常使用,严防印章滥用或盗用,原则上不得委托他人代取代用。

第八条  保管人员要注意保养印章,进行必要的维护,以确保印迹清晰。

 

第四章   印章的使用

 

第九条  印章使用范围

(一)基金会公章:适用于以基金会名义出具的各类文件,包括但不限于公文通知、决议、说明、声明、函件、各种协议等。

(二)法人名章:适用于由基金会法定代表人签章的文件、法定代表人授权委托书等。

(三)财务专用章:适用于基金会资金往来、纳税、开具发票等财务专门业务的各类票据及文件。

第十条  印章使用程序

(一)申请:申请人在OA系统上准确填写《基金会用印申请单》,用印文件及相关请示等批准文件应作为用印申请单附件一同上传,用印文件需签字的,应上传签字件。经秘书长/副秘书长、理事长审批通过后,方可用印。

(二)用印:监印人根据OA系统用印执行通知用印,用印应保证印记清楚、位置正确,用印前须核实确认以下内容:

1、审批流程完毕,用印申请流程各环节全部同意用印;

2、实际用印文件与OA表单附件一致,应特别注意核对金额、名称等内容是否一致;

3、核实所用印章,确保实际使用印章与申请印章一致;

4、用印事项紧急的情况,可经基金会理事长特批后,先行用印,并在完成用印事项后,及时补充OA审批流程。

5、登记:用印完毕后,监印人应扫描用印文档存档,申请人登记《印章使用登记本》中相关内容并签字确认。

6、用印留底:用印后,需留存原件的用印文件应及时移交综合办存档。具体流程根据《北京王府公益基金会档案管理办法》执行。

第十一条  印章使用要求

(一)基金会对外签订的合同、协议或提供的重要文字材料,两页及以上的,除在落款处盖章外,还须加盖骑缝章,以证明材料各页是同时形成的,防止删改换页。

(二)合同协议类文件,应准备至少3份(基金会留存2份)。

(三)禁止在空白纸张或内容不全的文件上加盖印章。

(四)印章保管人对未经批示的文件,不得擅自用印。

(五)使用印章应在保管部门内,由保管人员用印,原则上不能脱离印章保管人员的监督,不能将印章携带外出使用;如遇特殊情况确需带出的,须事先准确填写OA系统中《基金会携章申请单》,经秘书长/副秘书长、理事长审批通过后,由保管人跟章、陪同使用。

 

第五章   印章的停用、销毁及遗失

 

第十二条  因基金会名称变动、基金会撤销、印章式样改变、印章遗失或被盗、印章损坏或其他等原因,原印章须停止使用。

第十三条  对暂停使用的印章,由综合办封存,旧印章在变更新章后上交,或经理事长批准后销毁。

第十四条  印章保管人员发现印章遗失后,须立即通知部门负责人,并及时通过OA系统请示、报告,向基金会秘书长/副秘书长、理事长说明遗失过程,以便采取补救措施。

 

第六章   违纪处理

 

第十五条  违反以上规定者,基金会将追究当事人的相应责任;若给基金会造成经济损失或不良社会影响者,基金会将提请有关机关追究当事人的法律责任。

第十六条  对伪造印章或使用伪造印章者,基金会将依照国家有关法规查处。

 

第七章 附则

 

第十七条   本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

第十八条   本管理办法自2020年7月1日起施行。

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