北京王府公益基金会印章使用管理办法

第一章总则

第一条 为规范北京王府公益基金会工作行为，提高工作效率，保证印章使用的规范性，维护基金会公益形象，依据《基金会管理条例》、《北京王府公益基金会章程》及其他相关规定，特制订本办法。

第二条 本办法适用于基金会公章、财务专用章、法人名章等具有法律效力的印章的使用与管理。

第二章印章的刻制和启用

第三条 印章的刻制

（一）基金会印章刻制须依照相关法律法规，报理事长批准后，由综合办负责承办，报送登记管理机关备案并到指定部门刻制完成。

（二）严禁各部门、办事机构或相关工作人员私自刻章。

第四条 印章的启用：印章刻就后，由综合办发文启用。必要时，由综合办对外发布相关公告。

第三章印章的保管

第五条 基金会印章必须由专人统一保管，使用印章须设置专册每印登记。

第六条 印章应随用随锁，封闭存放在保险柜。不能随意放置在办公桌上或敞开保险柜。

第七条 印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用，严防印章滥用或盗用，原则上不得委托他人代取代用。

第八条 保管人员要注意保养印章，进行必要的维护，以确保印迹清晰。

第四章印章的使用

第九条 印章使用范围

（一）基金会公章：适用于以基金会名义出具的各类文件，包括但不限于公文通知、决议、说明、声明、函件、各种协议等。

（二）法人名章：适用于由基金会法定代表人签章的文件、法定代表人授权委托书等。

（三）财务专用章：适用于基金会资金往来、纳税、开具发票等财务专门业务的各类票据及文件。

第十条 印章使用程序

（一）申请：申请人在OA系统上准确填写《基金会用印申请单》，用印文件及相关请示等批准文件应作为用印申请单附件一同上传，用印文件需签字的，应上传签字件。经秘书长/副秘书长、理事长审批通过后，方可用印。

（二）用印：监印人根据OA系统用印执行通知用印，用印应保证印记清楚、位置正确，用印前须核实确认以下内容：

1、审批流程完毕，用印申请流程各环节全部同意用印；

2、实际用印文件与OA表单附件一致，应特别注意核对金额、名称等内容是否一致；

3、核实所用印章，确保实际使用印章与申请印章一致；

4、用印事项紧急的情况，可经基金会理事长特批后，先行用印，并在完成用印事项后，及时补充OA审批流程。

5、登记：用印完毕后，监印人应扫描用印文档存档，申请人登记《印章使用登记本》中相关内容并签字确认。

6、用印留底：用印后，需留存原件的用印文件应及时移交综合办存档。具体流程根据《北京王府公益基金会档案管理办法》执行。

第十一条 印章使用要求

（一）基金会对外签订的合同、协议或提供的重要文字材料，两页及以上的，除在落款处盖章外，还须加盖骑缝章，以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。

（二）合同协议类文件，应准备至少3份（基金会留存2份）。

（三）禁止在空白纸张或内容不全的文件上加盖印章。

（四）印章保管人对未经批示的文件，不得擅自用印。

（五）使用印章应在保管部门内，由保管人员用印，原则上不能脱离印章保管人员的监督，不能将印章携带外出使用；如遇特殊情况确需带出的，须事先准确填写OA系统中《基金会携章申请单》，经秘书长/副秘书长、理事长审批通过后，由保管人跟章、陪同使用。

第五章印章的停用、销毁及遗失

第十二条 因基金会名称变动、基金会撤销、印章式样改变、印章遗失或被盗、印章损坏或其他等原因，原印章须停止使用。

第十三条 对暂停使用的印章，由综合办封存，旧印章在变更新章后上交，或经理事长批准后销毁。

第十四条 印章保管人员发现印章遗失后，须立即通知部门负责人，并及时通过OA系统请示、报告，向基金会秘书长/副秘书长、理事长说明遗失过程，以便采取补救措施。

第六章违纪处理

第十五条 违反以上规定者，基金会将追究当事人的相应责任；若给基金会造成经济损失或不良社会影响者，基金会将提请有关机关追究当事人的法律责任。

第十六条 对伪造印章或使用伪造印章者，基金会将依照国家有关法规查处。

第七章附则

第十七条 本管理办法由基金会综合办负责修订及解释。

第十八条 本管理办法自2020年7月1日起施行。